В целях совершенствования организационного обеспечения, системы контроля, исполнительской дисциплины по выполнению принимаемых Мэром Москвы решений и поручений:

1. Утвердить Положение о порядке подготовки и проведения совещаний у Мэра Москвы и организации контроля за выполнением поручений, зафиксированных в протоколах (приложение).

2. Членам Правительства Москвы, руководителям органов исполнительной власти города Москвы, руководителям структурных подразделений Аппарата Мэра Москвы и Аппарата Правительства Москвы в месячный срок разработать организационные мероприятия, направленные на реализацию Положения (п. 1), и назначить ответственных работников по обеспечению взаимодействия с Управлением Мэра Москвы.

3. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на руководителя Аппарата Мэра Москвы Ульянова Л.В.

Настоящее Положение разработано в соответствии с утвержденными положениями об Аппарате Мэра Москвы и Аппарате Правительства Москвы, Управлении Мэра Москвы, Регламентом Правительства Москвы.

1.1. Совещания у Мэра Москвы проводятся в соответствии с недельным рабочим планом Мэра Москвы и его поручениями.

Перечень вопросов, запланированных для рассмотрения на совещаниях у Мэра Москвы на очередную неделю, Управлением Мэра Москвы в рабочем порядке (телефонограммой) доводится (по принадлежности) до сведения членов Правительства Москвы, руководителей органов исполнительной власти города, руководителей структурных подразделений Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы и организаций (далее - руководителей) для обеспечения своевременной подготовки материалов к намеченным совещаниям. Аналогичным образом Управление Мэра Москвы своевременно информирует заинтересованных лиц об изменениях в рабочем плане Мэра Москвы.

1.2. Подготовка совещания возлагается на членов Правительства Москвы, а в отдельных случаях на руководителей органов исполнительной власти города, руководителей структурных подразделений Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы и организаций в соответствии с их компетенцией.

1.3. По выездным совещаниям (кроме совещаний, проводимых в рамках субботних объездов и оформляемых специалистами Оперативно - распорядительного управления Мэра Москвы, по вопросам, входящим в компетенцию данного Управления), проводимым Мэром Москвы на промышленных, научных, сельскохозяйственных предприятиях, в учреждениях, организациях, на стройках Москвы, ответственный за подготовку совещания в обязательном порядке информирует о планируемом мероприятии руководителя Аппарата Мэра Москвы - начальника Управления Мэра Москвы для обеспечения участия специалистов Управления Мэра Москвы в работе совещания.

1.4. Руководитель, ответственный за подготовку совещания, не менее чем за два рабочих дня до проведения планового совещания определяет, а при необходимости, согласовывает с Мэром Москвы или руководителем Аппарата Мэра Москвы состав участников и повестку дня совещания. Список участников совещания по секретным вопросам визируется начальником Первого управления Правительства Москвы и утверждается Мэром Москвы.

В совещаниях принимают участие, как правило, члены Правительства Москвы, руководители органов исполнительной власти города, руководители структурных подразделений Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы и организаций. Участие нескольких должностных лиц от одного органа исполнительной власти города и организаций различных организационно - правовых форм допускается в исключительных случаях, связанных с необходимостью предельной детализации обсуждаемой проблемы.

Вопрос о приглашении на совещание членов Правительства Российской Федерации, руководителей федеральных министерств и ведомств, членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Московской городской Думы согласовывается с Мэром Москвы.

1.5. Руководители, ответственные за подготовку вопроса к совещанию, обеспечивают:

1.5.1. Представление руководителю Аппарата Мэра Москвы - начальнику Управления Мэра Москвы, либо заместителю начальника Управления Мэра Москвы - начальнику отдела, либо специалисту Управления Мэра Москвы (заведующему сектором Управления Мэра Москвы, советнику Мэра Москвы, помощнику Мэра Москвы), организующему проведение совещания, не менее чем за два рабочих дня до планируемого совещания следующих материалов:

- повестки дня совещания с указанием докладчика, а при необходимости и содокладчика;

- списка участников совещания по установленной форме с указанием их фамилии, имени, отчества и занимаемой должности каждого, а для совещаний по секретной тематике - формы допуска к государственной тайне и номеров вопросов (согласно повестке дня совещания), на обсуждение которых он приглашен;

- проекта протокола совещания по рассматриваемому вопросу;

- сводной информации по существу рассматриваемого вопроса и при необходимости согласованного с заинтересованными организациями проекта распорядительного документа Мэра Москвы или Правительства Москвы по данному вопросу (со справкой по имеющимся разногласиям).

Указанные материалы подписываются или визируются лицами, ответственными за подготовку совещания.

1.5.2. Не менее чем за день до совещания приглашение участников (при количестве более 30 человек) и их регистрацию, а также оповещение участников при отмене совещания или его переносе.

1.6. Аппарат Правительства Москвы обеспечивает:

1.6.1. Предоставление и подготовку помещения для проведения Мэром Москвы совещания, звукоусиление, стенографическое, звукозаписывающее и хозяйственное обслуживание совещания.

Использование зала заседаний Правительства Москвы (на 5-м этаже) для проведения других совещаний согласовывается комендатурой здания д. 13 по Тверской ул. с руководителем Аппарата Мэра Москвы на основе письменной заявки.

1.6.2. В оперативном порядке проход в здание и в зону проведения совещания по списку участников совещания, завизированному руководителем Аппарата Мэра Москвы и / или специалистом Управления Мэра Москвы.

1.7. Управление Мэра Москвы:

- обеспечивает включение в еженедельный рабочий план Мэра Москвы вопросов, рассмотрение которых на совещаниях с участием Мэра Москвы предусматривается его поручениями;

- осуществляет контроль за своевременной подготовкой структурными подразделениями Аппарата Правительства Москвы, обеспечивающими деятельность членов Правительства Москвы, руководителями, ответственными за подготовку совещания, материалов, указанных в п. 1.5 настоящего Положения, и за приглашением участников совещания (кроме совещаний, организуемых Оперативно - распорядительным управлением Мэра Москвы по вопросам, входящим в его компетенцию);

- вносит предложение Мэру Москвы о снятии вопроса с рассмотрения в случае несвоевременной и некачественной подготовки совещания.

2.1. В соответствии с решениями, принятыми Мэром Москвы по рассмотренным на совещании вопросам, специалистами Управления Мэра Москвы не позднее чем в 3-дневный срок с момента проведения совещания дорабатывается проект протокола и представляется на подпись Мэру Москвы. К работе над проектом протокола при необходимости привлекаются ответственные специалисты органов исполнительной власти города, структурных подразделений Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы и организаций. Окончательная редакция проекта протокола в отдельных случаях согласовывается с соответствующими руководителями.

Подготовка проектов протоколов совещаний у Мэра Москвы осуществляется только специалистами Управления Мэра Москвы при их непосредственном участии в работе совещания.

В протоколе указываются конкретные исполнители поручений и сроки их выполнения, определенные Мэром Москвы. При отсутствии конкретных указаний Мэра Москвы по сроку исполнения поручений в проекте протокола предлагаются сроки их выполнения. После утверждения протокола Мэром Москвы срок исполнения поручения считается обязательным.

Контроль за выполнением протокола в целом возлагается, как правило, на одного из членов Правительства Москвы с учетом распределения обязанностей и характера рассматриваемого вопроса.

Управление Мэра Москвы определяет круг лиц, которым рассылается протокол или выписка из протокола с учетом данных на совещании поручений.

2.2. Протоколы совещаний у Мэра Москвы подразделяются на оперативные (по результатам совещаний, проводимых Мэром Москвы по оперативным вопросам), тематические (по отдельным проблемам), а также протоколы заседаний комиссий, оперативных штабов Правительства Москвы, общественных советов и других образований, председателем которых является Мэр Москвы.

Соответствующая систематизация протоколов осуществляется по согласованию с руководителем Аппарата Мэра Москвы.

В протоколах указываются номер протокола, дата проведения совещания или заседания, отмечается, кто присутствовал, записываются рассмотренные вопросы и фамилии выступивших по ним. Ход обсуждения не записывается, но отдельно по каждому вопросу кратко излагается суть обсуждаемого вопроса и полностью формулируется поручение с указанием органа (организации), должностного лица, которым дается поручение, а также сроков его исполнения.

По вопросам, касающимся использования средств городского бюджета и имущества города, в протоколе дается поручение руководителю, ответственному за исполнение, о подготовке соответствующего проекта распорядительного документа.

2.3. Решение об утверждении Мэром Москвы протоколов совещаний, проводимых в его отсутствие, но по поручению Мэра Москвы, принимает Мэр Москвы либо руководитель Аппарата Мэра Москвы по согласованию с Мэром Москвы.

2.4. Информация, содержащаяся в протоколах совещаний у Мэра Москвы, по уровню доступа относится к категории ограниченного распространения (за исключением случаев, когда она составляет государственную тайну).

Протоколы, содержащие информацию ограниченного распространения, оформляются с грифом "Для служебного пользования". После подписания протокола решением руководителя структурного подразделения, осуществлявшего его подготовку, определяется необходимое количество экземпляров и утверждается список их рассылки.

На рассылаемых экземплярах протокола (выписок из протокола), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, дополнительно может проставляться пометка "Не подлежит размножению", которая заранее указывает на отказной ответ в случае запроса (согласования) на его копирование.

Обращение с документированной информацией ограниченного распространения осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Москвы.

Доступ к базе данных "Контроль исполнения протоколов совещаний у Мэра Москвы", содержащей документированную информацию ограниченного распространения, имеют должностные лица и сотрудники Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы и органов исполнительной власти города согласно утвержденным спискам.

2.5. При наличии в протоколе совещания сведений, составляющих государственную тайну, Мэру Москвы вносятся предложения по присвоению документу соответствующего грифа секретности Вице - мэром Москвы, первыми заместителями и заместителями Мэра Москвы в Правительстве Москвы, министрами Правительства Москвы, руководителями органов исполнительной власти города, ответственными за подготовку данного совещания, либо руководителем Аппарата Мэра Москвы, руководителем Аппарата Правительства Москвы, начальником Первого управления Правительства Москвы.

Протоколы совещаний по секретным вопросам и другие относящиеся к ним документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, оформляются и регистрируются с соблюдением порядка и правил ведения секретного делопроизводства в Первом управлении Правительства Москвы. Засекреченные материалы совещаний рассылаются по указанию руководителя, разрешившего проведение совещания, согласно утвержденному им списку рассылки. Программа проведения совещания по секретным вопросам, его протокол, список участников с отметками о присутствовавших приобщаются в номенклатурное дело Первого управления Правительства Москвы.

2.6. Аппарат Мэра Москвы, Аппарат Правительства Москвы совместно с заинтересованными службами в соответствии с предоставленными полномочиями принимает меры по предотвращению поступления информации, содержащейся в протоколах совещаний, проводимых Мэром Москвы, в средства массовой информации и общедоступные компьютерные сети.

2.7. Должностные лица, допустившие факт передачи либо распространения информации, содержащейся в протоколах, не по назначению (п. 2.6), привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

2.8. Управление Мэра Москвы:

- обеспечивает регистрацию, копирование и рассылку протоколов совещаний, проводимых Мэром Москвы, с грифом "Для служебного пользования", "Не подлежит размножению", в том числе в виде отдельных выписок по пунктам протокола, составление их сводного перечня (по годам) и хранение подлинников протоколов в течение двух лет до сдачи их в архив Правительства Москвы;

- обеспечивает регистрацию, рассылку и хранение подлинников служебных документов по вопросам, связанным с ходом реализации протоколов совещаний, своевременный подбор указанных документов к совещаниям.

3.1. Решения, зафиксированные в протоколах совещаний у Мэра Москвы, являются обязательными для выполнения должностными лицами исполнительной власти города Москвы и сотрудниками Аппарата Мэра Москвы и Аппарата Правительства Москвы.

3.2. Руководитель, на которого возложено выполнение поручения, содержащегося в протоколе совещания:

- организует исполнение данного поручения и письменно докладывает Мэру Москвы о его выполнении (или ходе его выполнения) в сроки, установленные в протоколе. В отдельных случаях информация, не требующая принятия по ней решения и не носящая принципиального характера, может быть представлена в виде отчета по контрольному талону автоматизированной системы контроля протоколов Управления Мэра Москвы;

- в случае невозможности выполнения в установленный срок поручений, содержащихся в протоколе совещания, обращается в письменной форме к Мэру Москвы с мотивированным объяснением причин их неисполнения и просьбой об установлении нового (конкретного) срока их реализации;

- для координации и обобщения работы по контролю за исполнением протоколов совещаний назначает в своем аппарате ответственного работника по обеспечению взаимодействия с Управлением Мэра Москвы;

- при личном докладе Мэру Москвы хода выполнения поручений, зафиксированных в протоколе, руководитель письменно информирует Управление Мэра Москвы о принятом на встрече решении.

3.3. Руководитель, на которого возложен контроль за выполнением протокола в целом, представляет Мэру Москвы письменную информацию о его выполнении с обоснованием предложений о снятии протокола с контроля, а в случае его невыполнения соответственно о продлении срока исполнения с указанием новой даты.

3.4. Управление Мэра Москвы:

- осуществляет с использованием автоматизированной системы учет протоколов совещаний и контрольных поручений, связанных с их реализацией (в том числе поручений, зафиксированных в протоколах совещаний, проводимых в Управлении Мэра Москвы, и соответствующих поручений по служебным документам, доложенным Мэру Москвы);

- обеспечивает систематический анализ хода выполнения протоколов совещаний, рассмотрение предложений о снятии протоколов с контроля и продлении сроков их исполнения, подготовку на их основе докладов Мэру Москвы или руководителю Аппарата Мэра Москвы о состоянии выполнения отдельных поручений, протоколов в целом, а также организации работы по контролю;

- регулярно направляет членам Правительства Москвы, руководителям органов исполнительной власти города, руководителям структурных подразделений Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы и организаций перечень неисполненных протокольных поручений;

- ежеквартально подводит итоги работы по организации контроля за выполнением протоколов в органах исполнительной власти города, структурных подразделениях Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы и организациях, организует собеседования с исполнителями и представляет Мэру Москвы обобщенную информацию о состоянии исполнительской дисциплины.

3.5. Специалисты Управления Мэра Москвы в пределах своей компетенции способствуют выполнению решений, принятых на совещаниях у Мэра Москвы, и в целях их своевременного и четкого исполнения:

- проводят совещания (собеседования) с руководителями органов исполнительной власти города, структурных подразделений Аппарата Мэра Москвы и Аппарата Правительства Москвы, организаций - исполнителей поручений, содержащихся в протоколах, с целью выяснения фактического состояния дел, выработки дополнительных мер по их реализации, представляют Мэру Москвы информацию с предложениями по реализации протокольных поручений (на доклад или утверждение);

- запрашивают от членов Правительства Москвы, руководителей органов исполнительной власти города Москвы, руководителей структурных подразделений Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы, а при необходимости и от городских организаций различных организационно - правовых форм материалы и сведения о ходе выполнения протоколов совещаний;

- согласно распределению обязанностей осуществляют рассмотрение и подготовку служебных документов для доклада Мэру Москвы, руководителю Аппарата Мэра Москвы по вопросам реализации поручений, содержащихся в соответствующих протоколах совещаний, обеспечивают контроль за своевременным исполнением поручений;

- в соответствии с принятой технологией автоматизированного контроля за выполнением протоколов осуществляют их постановку на контроль, дают объективную оценку хода выполнения поручений и протоколов в целом на основе поступающих письменных отчетов и другой достоверной информации, совместно с исполнителями участвуют в подготовке предложений о снятии выполненных поручений и протоколов с контроля и о переносе сроков исполнения при наличии объективных причин;

- анализируют, обобщают поступающую информацию и готовят на ее основе заключения по всем вопросам, связанным с выполнением, продлением сроков исполнения поручений и снятием с контроля протоколов совещаний (в том числе, в связи с принятием Мэром Москвы и Правительством Москвы распорядительных документов или проведением повторных совещаний);

- вносят при необходимости предложения Мэру Москвы о рассмотрении у него на совещании вопросов о неудовлетворительном выполнении поручений, содержащихся в протоколах, с привлечением к дисциплинарной ответственности лиц, не обеспечивших своевременное их выполнение.